De l’art de choisir son lieu pour un événement, en 6 étapes

comment choisir un lieu d'exception

Choisir un lieu pour un événement est un art. Assurément ! Les organisateurs oublient vite cette évidence, eux qui, dans l’urgence, préfèrent parfois les simples mètres carrés et l’aspect purement pratique au récit que ce lieu et son environnement lui permettraient de raconter à ses invités, participants ou collaborateurs. S’ils considèrent qu’un événement doit absolument apporter une valeur ajoutée à leurs publics et transformer les gens, ils doivent absolument vérifier différents points, dont dépend le succès de leur opération.

Voici donc les  6 critères  à considérer lorsque l’on choisit un lieu événementiel, une fois qu’on a vérifié le minimum, à savoir sa capacité d’accueil !

Sommaire

Ton invité, tu considèreras

Quand il sélectionne un lieu, l’organisateur d’événement est-il là pour se faire personnellement plaisir ? Évidemment ! Mais avant tout, il doit avoir la volonté créatrice de partager avec ses invités les raisons pour lesquelles il a opté pour ce lieu. Quand on raconte une belle histoire avec passion, on crée chez l’autre, une écoute, un intérêt, une attente… Considérer son invité, le maintenir dans l’expectative, c’est la toute première pierre à poser pour un événement réussi. Un bon choix de lieu se mesure à la promesse de l’intensité expérientielle attendue. En d’autres termes, le lieu est le premier élément qui doit fixer l’attention du participant.

La résonance, tu chercheras

Tout lieu véhicule des histoires. Derrière les belles pierres, il y a souvent des femmes et des hommes qui, par le passé, ont traversé les espaces et le temps et laissé une trace. Tout cet héritage doit résonner avec les objectifs que l’organisateur veut satisfaire et avec les messages qu’il veut transmettre. Un lieu n’est jamais choisi au hasard, mais à la lumière de ce qu’il peut apporter comme valeur ajoutée à l’ambition éditoriale. Le récit événementiel n’est jamais aussi pertinent que quand il s’appuie sur la richesse de contenu d’un lieu.

L’environnement, tu observeras

Derrière les murs du lieu choisi, il y a aussi une vie, économique et sociale. Dans une période où la sobriété doit aussi s’appliquer à l’événement, le premier geste pourrait être de faire appels à des fournisseurs locaux. Vérifier que le lieu est au cœur d’un écosystème qui valorise les expertises de proximité paraît utile au moment de réduire son empreinte carbone. Ces dernières années, la professionnalisation du secteur événementiel s’est accompagnée du développement d’acteurs locaux très compétents. Paris n’est plus le siège de tous les professionnels.

La technique, tu examineras

Le sujet technique est encore un point d’achoppement dans beaucoup de lieux événementiels. Au-delà des configurations vidéo, lumière et son qui peuvent être importées quand le lieu n’est pas équipé, il y a deux questions essentielles qu’il faut absolument vérifier : la puissance énergétique et la qualité du réseau. Trop souvent, leur faiblesse crée des sueurs froides aux organisateurs, qui ont oublié de poser la question. Quelques retours d’expérience font part de plombs qui sautent et d’une connexion Internet aléatoire. 

La gastronomie, tu soigneras

Les solutions de restauration événementielle proposées par le lieu sont à écouter avec attention. D’abord parce que cuisiner dans des lieux, a fortiori atypiques, nécessite un peu d’équipements qui peuvent faciliter grandement la préparation des plats ou du cocktail. Les exploitants du lieu maîtrisent leurs espaces et ont donc souvent présélectionné des traiteurs ou restaurateurs qui connaissent les lieux. Et puis, on est en France. On sait que l’assiette compte beaucoup dans la note finale attribuée à l’événement !

L’accessibilité, tu vérifieras

Dans un monde où le temps compte, les trajets vers un lieu d’événement doivent être clairs et courts. La perte de temps due aux embouteillages, aux difficultés de stationner, à une longue marche à pied… avant d’atteindre son but, est un piège. Un lieu accessible, c’est un lieu proche des commodités logistiques : aéroport, gare, station de métro ou de bus, parking à deux-roues, taxi ou VTC… Le trajet pour rejoindre l’événement fait partie de l’expérience. Il est une sorte de mise en condition du participant. C’est moins une question de durée que de contenu. Mieux un invité de bonne humeur que grognon.

 

Rassembler des collaborateurs, des clients, des partenaires… n’est jamais un acte gratuit. Un lieu et son environnement portent intrinsèquement un premier message et annoncent une expérience. Leur sélection mérite donc d’y consacrer un peu de réflexion, d’énergie et de temps.

Aligner le message de l’entreprise avec le choix du lieu, c’est la mission de Loc’Hall, son savoir faire… et , ce sont nos clients qui en parlent le mieux! Rémy Prouvost partage avec vous son expérience d’organisation d’un événement avec Loc’Hall

“ Faire appel à Loc'Hall, c'est l'assurance d'un ciblage parfait si vous cherchez des lieux atypiques ou prestigieux”

Mylène D. Cheffe de projet évènementiel

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